Ekonomistyrning: Varför behövs det och 5 tips för att förbättra dem
Jag väljer i denna text att använda mig av det engelska ordet management accounts då jag inte tycker det finns något bättre alternativ på svenska.
Management acccounts (operativ uppföljning?, ekonomistyrning?) kan sägas vara ett mått på hur väl ett företag mår. Management accounts är finansiella rapporter som endast är avsedda att användas inom bolaget. Det roliga med denna uppföljning är att det inte finns några ramar att förhålla sig till (som det finns med den externa rapporteringen) utan att man själv kan anpassa rapporterna så att de visar bolagets status på bästa sätt.
Och vilket är det bästa sättet?
Här är svaret att det beror på. I korta drag kan man säga att det bästa formatet är det som kan få ut det bästa av bolaget.
Jag tänkte här lista de viktigaste principerna för en bra operativ uppföljning
1. Ett tydligt syfte
Rapporterna bör på ett tydligt sätt visa på de områden där bolaget har utmaningar. Datan ska hjälpa beslutsfattare så att de på ett enkelt sätt kan förstå utmaningarna och inspirera till åtgärder.
2. Framåtriktad istället för bakåtriktad
Management accounts finns för att spegla vad som har hänt i ett företag, inte för att blicka framåt mot vad som kommer att hända.
Jag är säker på att alla inte håller med om detta. Men min syn är att förbättringar börjar med en ärlig bedömning av nuläget. Den operativa uppföljning är den ärliga bedömningen. Bra operativ uppföljning fokuserar på de delar av verksamheten som underpresterar eller kan bli ännu bättre. Rapporterna måste berätta den historien. De måste belysa var prestationerna måste förbättras. Om du blandar ihop detta med prognoser, kommer du att ta bort skärpan från det budskapet. Ansvarstagande.
Ärlighet skapar spänning, och spänning driver handling. Missförstå inte detta budskap. Kompetens som kan blicka framåt, bedöma risker och göra bra prognoser är avgörande. Men management accounts är inte rätt plats för detta att stå i centrum.
3. Tydligt och konsekvent format
Som allt annat så beror omfattningen av den operativa uppföljning på storlek och komplexitet i din verksamhet. Men som minimum bör den innehålla två sidor. Resultaträkning och Kassaflöde. Både Periodvärden och ackumulerade värden.
I större och komplexa bolag kan rapporteringen bli mer omfattande. Men jag tror ändå att man ska komprimera det så mycket man kan. Less is more
Här är några exempel på vad en omfattande rapportering kan innehålla
- Resultaträkning
- Kassaflöde
- Balansräkning
- Intäkter och Bruttomarginal per resultatenhet
- KPI:er
- EBIT per affärsområde
- Vattenfallsdiagram med Intäkter och EBIT (mot budget och föregående år)
- Cash flow forecast
- Risker och möjlighet
4. Frekvens!
Här förespråkar jag månadsvis uppföljning.
5. När?
Ju snabbare desto bättre!
6. Kvalitetssäkrad data!